Pengawasan ( Controlling )

Definisi Pengawasan

Dalam suatu organisasi fungsi pengawasan sangat dibutukhakn, dengan engawasan yang baik dapat mencegah timbulnya penyimpangan dan menjamin bahwa pelaksanaan kegiatan organisasi berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan. Menurut Siagian (1982 : 135) pengawasan adalah :

“Proses pengawasan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya”.

Menurut Sarwoto (1981 : 93) pengawasan adalah Kegiatan pimpinan yang mengusahakan agar pekerjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan atau hasil yang dikehendaki.

Dari beberapa definisi yang dikemukakan tersebut dapat diambil suatu pengertian bahwa pengawasan adalah proses pengamatan yang dilakukan pimpinan untuk mengetahui dan menilai kenyataan yang sebenarnya mengenai pelaksanaan pekerjaan dari pegawai-pegawai yang menjadi bawahannya agar pelaksanaan pekerjaan tersebut bisa sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Sedangkan menurut Basu Swasta (1996, hal. 216) "Pengawasan merupakan fungsi yang menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dapat memberikan hasil seperti yang diinginkan".

Lebih lanjut menurut Kadarman (2001, hal. 159) Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan.

Niti Semito (1984 : 17) mengemukakan definisi pengawasan (controlling) sebagai berikut : “Pengawasan adalah usaha untuk dapat mencegah kemungkinan-kemungkinan penyimpangan daripada rencana-rencana, instruksi-instruksi, saran-saran dan sebagianya yang telah ditetapkan”.

Pendapat tersebut menekankan pada usaha pencegahan terhadap kemungkinan timbulnya penyimpangan-penyimpangan. Oleh karena itu, kegiatan pengawasan sudah mulai dilaksanakan meskipun pelaksanaan pekerjaan para pegawai belum selesai.

Mencegah kemungkinan timbulnya penyimpangan, akan memberikan manfaat yang lebih besar bagi suatu organisasi dalam menanggulangi penyimpangan yang sudah terjadi, karena apabila penyimpangan dapat dicegah, maka kerugian yang besar dapat dihindarkan sehingga tujuan organisasi akan dapat tercapai dengan cara yang efektif dan efisien.

Pengawasan merupakan usaha mengevaluasi prestasi kerja pada pegawai dan mengadakan tindakan yang dianggap perlu untuk menyasuaikan hasil pekerjaan agar dapat sesuai dengan yang diharapkan.

Hal ini sesuai dengan pendapat Terry (dalam Winardi, 1986 : 395) yang mengatakan sebagai berikut : “Pengawasan berarti mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja yang apabila perlu menerapkan tindakant-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana-rencana”.

Dengan tindakan pengawasan akan dapat diketahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan para pegawai sudah sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan apabila ternyata ada penyimpangan dari rencana, kebijaksanaan maupun pemerintah yang telah dikeluarkan, dapat segera diketahui dan selanjutnya diadakan tindakan perbaikan dan penyesuaian agar hasil pekerjaan sesuai dengan yang diharapkan.

Menurut Winardi “Pengawasan adalah semua aktivitas yang dilaksanakan oleh pihak manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yang direncanakan”. Sedangkan menurut Basu Swasta  “Pengawasan merupakan fungsi yang menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dapat memberikan hasil seperti yang diinginkan”. Sedangkan menurut Komaruddin “Pengawasan adalah berhubungan dengan perbandingan antara pelaksana aktual rencana, dan awal Unk langkah perbaikan terhadap penyimpangan dan rencana yang berarti”.

Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan atau pemerintahan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan atau pemerintahan. Dari beberapa pendapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan suatu perencanaan. Dengan adanya pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen dapat terpenuhi dan berjalan dengan baik.

Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk menghindari adanya kemungkinan penyelewengan atau penyimpangan atas tujuan yang akan dicapai. melalui pengawasan diharapkan dapat membantu melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan secara efektif dan efisien. Bahkan, melalui pengawasan tercipta suatu aktivitas yang berkaitan erat dengan penentuan atau evaluasi mengenai sejauhmana pelaksanaan kerja sudah dilaksanakan. Pengawasan juga dapat mendeteksi sejauhmana kebijakan pimpinan dijalankan dan sampai sejauhmana penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan kerja tersebut.

Konsep pengawasan demikian sebenarnya menunjukkan pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen, di mana pengawasan dianggap sebagai bentuk pemeriksaan atau pengontrolan dari pihak yang lebih atas kepada pihak di bawahnya.” Dalam ilmu manajemen, pengawasan ditempatkan sebagai tahapan terakhir dari fungsi manajemen. Dari segi manajerial, pengawasan mengandung makna pula sebagai:

“pengamatan atas pelaksanaan seluruh kegiatan unit organisasi yang diperiksa untuk menjamin agar seluruh pekerjaan yang sedang dilaksanakan sesuai dengan rencana dan peraturan.”

atau

“suatu usaha agar suatu pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan, dan dengan adanya pengawasan dapat memperkecil timbulnya hambatan, sedangkan hambatan yang telah terjadi dapat segera diketahui yang kemudian dapat dilakukan tindakan perbaikannya.”

Fungsi Pengawasan

Pengawasan (controlling) merupakan kontrol atas jalannya pelaksanaan program. Tanpa adanya kontrol atas program, kesinambungan antar tahapan tidak dapat berlangsung dengan baik. Bisa dikatakan bahwa Pengawasan(Controlling) adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan tujuan.

Semua fungsi terdahulu tidak akan efektif tanpa fungsi pengawasan (controlling) atau sekarang banyak digunakan istilah pengendalian. Pengawasan (controlling) adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilakukan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Hal ini dapat positif maupun negatif. 

Pengawasan positif mencoba untuk mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai dengan efisien dan efektif. Sedangkan pengawasan negatif mencoba untuk menjamin bahwa kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau terjadi kembali. 

Fungsi pengawasan pada dasarnya mencakup empat unsur yaitu :

1)      Penetapan standar pelaksanaan

2)      Penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan

3)      Pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan dan

4)      Pengembalian tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari standar.

Manfaat pengawasan

Pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha  untuk mengendalikan agar pelaksanaan  dapat ber jalan sesuai dengan rencana danmemastikan apakah tujuan organisasi tercapai dan apabila tetrjadi penyimpangan dimana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang perlu kan untuk mengatasinya. Itu semua adalah tugas dari pengawasan.

Bila fungsi pengawasan dilakukan dengan baik dan tepat maka organisasi akan memperoleh manfaat berupa :

1)      Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilakuakan para staf, apakah sesuai dengan standar atau rencana kerja, apakah sumberdaya telah digunakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi pengawasan akan meningkatkan efisiensi kegiatan program.

2)      Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

3)      Dapat mengetahui apakah waktu dan sumberdaya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien

4)      Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan

5)      Dapat mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan atau diberikan pelatihan lanjutan

Dalam dunia bisnis bla pengawasan dapat dikerjakan dengan tepat dan baik pelaksanaanya, maka suatu perusahaan tidak akan merugi atau pun bangrut dalam menjalani usahanya karna tidak ada peluang untuk mencuri waktu dalam bekerja dan melakukan penipuan karena dalam setiap pelaksaannya pekerjaan ada seseorang yang ditugaskan untuk  mengawasi ditugaskan untuk selalu mengawasi pekerjnya.

Hal itu dilaksanakan akan membuat perusahaan tidak merugi malah sebaliknya perusahaan akan memperoleh keuntungan yang maksimal. Manfaat dari pengawasan sangatlah baik bila dikerjakan maksimal dan benar antara lain :

·         Perusahaan tidak akan mendapatkan masalah tetang penyimpangan

·         Perusahaan akan memperoleh hasil keuntungan yang bagus biala tidak ada masalah yang timbul

·         Akan menarik orang berbakat dan mempertahankan didalam organisasi

·         Memotifasi orang untuk menggunakan usaha maksimum dalam pekerjaannya

·         Tepat waktu dalam menjalankan suatu tugas

JENIS-JENIS PENGAWASAN

Pada dasarnya ada beberapa jenis pengawasan yang dapat dilakukan, yaitu:

a)                  Pengawasan Intern dan Ekstern

Pengawasan intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau badan yang ada di dalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan.” Pengawasan dalam bentuk ini dapat dilakukan dengan cara pengawasan atasan langsung atau pengawasan melekat (built in control) atau pengawasan yang dilakukan secara rutin oleh inspektorat jenderal pada setiap kementerian dan inspektorat wilayah untuk setiap daerah yang ada di Indonesia, dengan menempatkannya di bawah pengawasan Kementerian Dalam Negeri.

Pengawasan ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan yang berada di luar unit organisasi yang diawasi. Dalam hal ini di Indonesia adalah Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), yang merupakan lembaga tinggi negara yang terlepas dari pengaruh kekuasaan manapun. Dalam menjalankan tugasnya, BPK tidak mengabaikan hasil laporan pemeriksaan aparat pengawasan intern pemerintah, sehingga sudah sepantasnya di antara keduanya perlu terwujud harmonisasi dalam proses pengawasan keuangan negara. Proses harmonisasi demikian tidak mengurangi independensi BPK untuk tidak memihak dan menilai secara obyektif aktivitas pemerintah.

b)                  Pengawasan Preventif dan Represif

Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai, “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan.” Lazimnya, pengawasan ini dilakukan pemerintah dengan maksud untuk menghindari adanya penyimpangan pelaksanaan keuangan negara yang akan membebankan dan merugikan negara lebih besar. Di sisi lain, pengawasan ini juga dimaksudkan agar sistem pelaksanaan anggaran dapat berjalan sebagaimana yang dikehendaki. Pengawasan preventif akan lebih bermanfaat dan bermakna jika dilakukan oleh atasan langsung, sehingga penyimpangan yang kemungkinan dilakukan akan terdeteksi lebih awal.

Di sisi lain, pengawasan represif adalah “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan setelah kegiatan itu dilakukan.” Pengawasan model ini lazimnya dilakukan pada akhir tahun anggaran, di mana anggaran yang telah ditentukan kemudian disampaikan laporannya. Setelah itu, dilakukan pemeriksaan dan pengawasannya untuk mengetahui kemungkinan terjadinya penyimpangan.

c)                  Pengawasan Aktif dan Pasif

Pengawasan dekat (aktif) dilakukan sebagai bentuk “pengawasan yang dilaksanakan di tempat kegiatan yang bersangkutan.” Hal ini berbeda dengan pengawasan jauh (pasif) yang melakukan pengawasan melalui “penelitian dan pengujian terhadap surat-surat pertanggung jawaban yang disertai dengan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran.” Di sisi lain, pengawasan berdasarkan pemeriksaan kebenaran formil menurut hak (rechmatigheid) adalah “pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah sesuai dengan peraturan, tidak kadaluarsa, dan hak itu terbukti kebenarannya.” Sementara, hak berdasarkan pemeriksaan kebenaran materil mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid) adalah “pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah memenuhi prinsip ekonomi, yaitu pengeluaran tersebut diperlukan dan beban biaya yang serendah mungkin.”

d)                 Pengawasan kebenaran formil menurut hak (rechtimatigheid) dan pemeriksaan kebenaran materiil mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid).

Dalam kaitannya dengan penyelenggaraan negara, pengawasan ditujukan untuk menghindari terjadinya “korupsi, penyelewengan, dan pemborosan anggaran negara yang tertuju pada aparatur atau pegawai negeri.” Dengan dijalankannya pengawasan tersebut diharapkan pengelolaan dan pertanggung jawaban anggaran dan kebijakan negara dapat berjalan sebagaimana direncanakan.

Prinsip-Prinsip Pengawasan

Pengawasan yang efektif memiliki dua prinsip pokok yaitu :

1.      adanya rencana tertentu dan adanya pemberian instruksi-instruksi, serta wewenang kepada bawahan. Prinsip pokok yang pertama merupakan standar atau alat pengukur dari suatu pekerjaan yang dilaksanakan bawahan. Rencana tersebut menjadi penunjuk apakah pelaksanaan pekerjaan berhasil atau tidak.

2.       Prinsip pokok kedua juga harus ada, agar sistem pengawasan dapat benar-benar efektif dilaksanakan. Wewenang dan juga instruksi-instruksi yang jelas harus diberikan kepada bawahan karena berdasarkan itulah dapat diketahui apakah bawahan sudah menjalankan tugas-tugasnya dengan baik atau tidak.

Setelah prinsip pokok tersebut, maka suatu sistem pengawasan harus mengandung prinsip-prinsip berikut:

1.      Dapat merefleksi sifat-sifat dan kebutuhan-kebutuhan dari kegiatan-kegiatan yang harus diawasi.

 Setiap kegiatan membutuhkan sistem pengawasan yang berbeda sesuai dengan karakteristik kegiatan tersebut. Pengawasan pembelajaran tentunya berbeda dengan pengawasan ketatausahaan.

2.      Dapat dengan segera melaporkan penyimpangan-penyimpangan.

Suatu sistem pengawasan yang efektif  harus dapat segera melaporkan penyimpangan-penyimpangan sehingga berdasarkan penyimpangan-penyimpangan itu dapat diambil tindakan untuk  pelaksanaan selanjutnya agar pelaksanaan keseluruhan benar-benar dapat sesuai atau mendekati apa yang direncanakan sebelumnya.

3.       Fleksibel.
Suatu sistem pengawasan dapat dikatakan efektif apabila sistem pengawasan tersebut memenuhi prinsip fleksibilitas. Artinya sistem pengawasan tersebut tetap dapat dipergunakan, meskipun terjadi perubahan-perubahan terhadap rencana di luar dugaan.

4.      Dapat merefleksi pola organisasi.

Titik berat pengawasan adalah berkisar pada manusia, karena manusialah yang melakukan kegiatan-kegiatan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam organisasi, kegiatan-kegiatan atau tugas-tugasnya sudah tergambar dalam organisasi, maka sistem pengawasan harus dapat memenuhi prinsip dapat merefleksikan pola organisasi.

5.      Ekonomis
Sifat ekonomis dalam proses pengawasan juga sangat diperlukan. Tidak seharusnya membuat sistem pengawasan yang mahal, apabila tujuan pengawasan dapat diwujudkan melalui sistem pengawasan yang murah.

6.      Dapat dimengerti.

Siapapun yang mengawasi kegiatan-kegiatan, haruslah memahami dan menguasai sistem pengawasan yang dianut dalam suatu organisasi. Tanpa memahami sistem pengawasan, maka pelaksanaan pengawasan tidak dapat efektif.

7.      Dapat menjamin diadakannya tindakan korektif.

Akhirnya suatu sistem pengawasan barulah dapat dikatakan efektif, apabila dapat melaporkan kegiatan yang salah, dimana kesalahan itu terjadi dan siapa yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut. Ini sesuai dengan salah satu tujuan pengawasan, yaitu untuk mengetahui kesalahan-kesalahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan suatu kegiatan.

Tahap Proses Pengawasan

Tahap Proses Pengawasan :

a)             Tahap Penetapan Standar Tujuannya

adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :

·         standar phisik

·         standar moneter

·         standar waktu

b)             Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.

c)             Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

d)             Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.

e)             Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan

Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.

f)              Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi

Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:

Ø  Menetapkan Standar

Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara logis hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.

Ø  Mengukur Kinerja

Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.

Ø  Memperbaiki Penyimpangan

Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

Menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4 tahapan, yaitu:

Ø  Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.

Ø  Mengukur pelaksanaan

Ø  Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.

Ø  Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.

Terry (dalam Winardi, 1986:397) bahwa pengawasan terdiri daripada suatu proses yang dibentuk oleh tiga macam langkah-langkah yang bersifat universal yakni:

Ø  mengukur hasil pekerjaan,

Ø  membandingkan hasil pekerjaan dengan standard dan memastikan perbedaan (apabila ada perbedaan),

Ø  mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan perbaikan.

Maman Ukas (2004:338) menyebutkan tiga unsur pokok atau tahapan-tahapan yang selalu terdapat dalam proses pengawasan, yaitu:

·           Ukuran-ukuran yang menyajikan bentuk-bentuk yang diminta.

Standar ukuran ini bisa nyata, mungkin juga tidak nyata, umum ataupun khusus, tetapi selama seorang masih menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang diharapkan.

·           Perbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi.

Evaluasi ini harus dilaporkan kepada khalayak ramai yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini.

·           Kegiatan mengadakan koreksi.

Pengukuran-pengukuran laporan dalam suatu pengawasan tidak akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini diketahui bahwa aktivitas umum tidak mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan.

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan berdasarkan beberapa tahapan yang harus dilakukan.

·           Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan)

Sehingga dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai standard yang jelas.

·           Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan perencanaan yang telah dibuat atau ditetapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya secara optimal.

·           Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan-penyimpangan

·           Pengambilan tindakan koreksi
Melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpangan¬-penyimpangan yang terjadi.

Metode Pengawasan

Ada beberapa teknik pengawasan yang diekmukakan oleh para ahli, misalnya menurut Devung (1988:126) metode pengawasan dibagi dalam dua kategori utama, yaitu: metode pengawasan non kuantitatif, dan metode pengawasan kuantitatif, masing-masing dengan beberapa variasi tekniknya. Menurut Manullang (1992:178) membaginya dalam empat cara pengumpulan fakta yaitu: peninjauan pribadi, interview atau lisan, laporan tertulis dan pengawasan kepada hal-hal yang bersifat istimewa. Sedangkan Siagian (2008:115) membagi dalam dua macam teknik, yaitu: pengawasan langsung dan pengawasan tidak langsung. Berikut penjelasan untuk teknik-teknik tersebut.

1.                   Metode Pengawasan Non Kuantitatif

Metode pengawasan non kuantitatif bersifat umum terhadap kegiatan dan keadaan organisasi dan lebih banyak menyangkut cara kerja karyawan. Beberapa teknik yang biasa digunakan menurut Leon C. Mengginson, cs. dalam Devung (1988:126) adalah:

·         Observasi

·         Pengawasan berkala

·         Laporan lisan dan tertulis

·         Penilaian kegiatan

·         Diskusi antara manajer dan karyawan.

2.                   Metode Pengawasan Kuantitatif

Metode pengawasan kuantitatif bersifat lebih spesifik, dengan menggunakan tinjauan data kuantitatif untuk mengukur dan mengadakan penyesuaian seperlunya atas jumlah maupun kualitas barang atau jasa yang dihasilkan atau ditawarkan kepada konsumen. Beberapa teknik yang digunakan menurut Leon C. Manggison dalam, cs. dalam Devung (1988:127) adalah:

a)      Pengawasan Anggaran.

Anggaran dalam konteks ini adalah anggaran pendapatan dan belanja. Pengawasan anggaran merupakan teknik memanfaatkan angka-angka yang terdapat di dalam anggaran pendapatan dan belanja, untuk tujuan pengawasan dengan membandingkan apa yang telah dicapai dalam masing-masing kategori mata anggaran selama waktu tertentu dengan angka yang sudah direncanakan dalam anggaran belanja. Teknik pengawasan anggaran belanja ini memungkinkan administrator dan manajer bisa mengadakan pengecekan yang berkesinambungan dan memecahkan masalah yang ada secara dini.

b)      Pemeriksaan Efektivitas Manajemen.

Pemeriksaan efektivitas manajemen hakekatnya adalah mempelajari keadaan organisasi serta administrasi dan manajemennya dengan melihat ke masa depan. Dan bisa membantu pemimpin melihat apakah kebijakan segala prosedur yang telah ditetapkan , dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi secara menyeluruh.

c)       Analisis Rasio.

Analisis rasio pada dasarnya mempelajari hubungan antara komponen-komponen yang ada dalam laporan keuangan, dalam bentuk rasio atau presentase. Dengan membandingkan rasio dari komponen-komponen yang ada, administrator dan manajer bisa melihat perubahan relatif yang terjadi selama periode waktu tertentu.

d)      Analisis Break-Even.

Analisis break-even merupakan salah satu alat yang memungkinkan perusahaan memperlihatkan secara visual dan jelas hubungan antara pendapatan dan biaya yang dikeluarkan. Analisis break-even memberikan analisis dan memperlihatkan secara grafis keseimbangan pendapan dan biaya. Dengan cara ini administrator dan manajer dapat mengadakan pengawasan secara langsung terhadap profitabilitas perusahaan, dan analisis tersebut sangat membantu di dalam menentukan tindakan apa yang harus diambil.

e)      Tabel Waktu Pelaksanaan Kegiatan.

Tujuan utama pembuatan tabel waktu tersebut adalah untuk memungkinkan administrator dan manajer melihat hubungan antara berbagai bagian dan tahap kegiatan yang ada.

3.                   Pengawasan Langsung

Menurut Siagian (2008:115) yang dimaksud pengawasan langsung ialah apabila pimpinan organisasi melakukan sendiri pengawasan terhadap kegiatan yang sedang dijalankan oleh para bawahannya. Pengawasan langsung ini dapat berbentuk:

·         Inspeksi langsung

·         On the spot observation, dan

·         On the spot report.

Dalam inspeksi langsung dapat dengan peninjauan pribadi yaitu mengawasi dengan jalan meninjau secara pribadi sehingga dapat dilihat sendiri pelaksanaan pekerjaan. Cara ini mengandung kelemahan, menimbulkan kesan kepada bawahan bahwa mereka diamati secara keras dan kuat sekali. Namun, ada yang berpendapat bahwa cara inilah yang terbaik, karena melakukan kontak langsung antara atasan dan bawahan dapat dipererat. Serta, kesukaran dalam praktek dapat dilihat lansung dan tidak dapat dikacaukan oleh pendapat bawahan sebagaimana mungkin terselip dengan cara menerima laporan tertulis (Manullang, 1992:178).

Langkah kerja pemeriksaan pengawasan atasan langsung menurut Khusnuridlo (online) adalah sebagai berikut:

1)      Memeriksa apakah atasan Langsung Bendaharawan telah melakukan pemeriksaan kas terhadap Bendaharawan sedikitnya tiga bulan sekali

2)      Meneliti apakah pejabat yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan perlengkapan telah melakukan pemeriksaan penyimpanan barang inventaris yang dikelolanya, baik secara langsung melihat fisik barangnya maupun melalui pembukuannya.

Akan tetapi, karena banyak dan kompleksnya tugas-tugas seorang pimpinan terutama dalam organisasi besar seorang pemimpin tidak mungkin dapat selalu menjalankan pengawasan langsung itu. Karena itu sering pula ia harus melakukan pengawasan yang bersifat tidak langsung (Siagian, 2008:115).

4.                   Pengawasan Tidak Langsung

Yang dimaksud pengawasan tidak langsung ialah pengawasan dari jarak jauh. Pengawasan ini dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para bawahan (Siagian, 2008:115). Laporan ini berbentuk:

a)             Lisan.

Pengawasan dilakukan dengan mengumpulkan fakta-fakta melalui laporan lisan yang diberikan bawahan. Dengan cara ini kedua pihak aktif, bawahan memberikan laporan lisan tentang hasil pekerjaannya dan atasan dapat bertanya lebih lanjut untuk memperoleh fakta-fakta yang diperlakukannya. Pengawasan seperti ini dapat mempercepat hubungan pejabat, karena adanya kontak wawancara antara mereka.

b)             Tertulis.

Laporan tertulis merupakan suatu pertanggungjawaban kepada atasannya mengenai pekerjaan yang dilaksanakannya, sesuai dengan instruksi dan tugas-tugas yang diberikan atasannya kepadanya. Dengan laporan tertulis sulit pimpinan menentukan mana yang berupa kenyataan dan apa saja yang berupa pendapat. Keuntungannya untuk pemimpin dapat digunakan sebagai pengawasan dan bagi pihak lain dapat digunakan untuk menyusun rencana berikutnya (Manullang, 1992:179).

Selain laopran lisan dan tertulis menurut Manullang (1992:179) pengawasan masih mempunyai satu teknik lagi, yaitu pengawasan melalui laporan kepada hal-hal yang bersifat khusus. Pengawasan yang berddasarkan kekecualian atau control by exception, adalah suatu sistem pengawasan dimana pengawas itu ditujukan pada soal-soal kekecualian. Jadi pengawasan hanya dilakukan bila diterima laporan yang menunjukkan adanya peristiwa-peristiwa yang istimewa.

Menurut Arifin (2004:9) kekuatan dari pengawasan tidak langsung adalah  dibutuhkan waktu pendek, dan tidak perlu terjun langsung ke setiap lapangan. Kelemahannya adalah sering bawahan melaporkan hal-hal yang positif saja. Padahal pimpinan harus mengetahui hal yang positif sekaligus negatif agar tidak salah berkesimpulan dan salah dalam mengambil keputusan.

Sistem Pengedalian Manajemen

Definisi Sistem Pengendalian Manajemen :

Menurut Suadi Sistem pengendalian manajemen adalah: sebuah sistem yang terdiri dari beberapa sub sistem yang saling berkaitan, yaitu: pemrograman, penganggaran, akuntansi, pelaporan, dan pertanggungjawaban untuk membantu manajemen mempengaruhi orang lain dalam sebuah perusahaan, agar mau mencapai tujuan perusahaan melalui strategi tertentu secara efektif dan efisien." (1999:8-9).

Menurut Anthony dan Reece ( 1989:824 )sistem pengendalian manajemen adalah : nfluence members of the organization to implement the organization. yang kurang lebih memiliki arti bahwa sistem pengendalian manajemen memiliki fungsi pengendalian terhadap aktivitas-aktivitas dalam suatu organisasi yang diupayakan agar sesuai dengan strategi badan usaha untuk mencapai tujuannya.

Kegiatan pengendalian dapat diklasifikasikan dalam dua jenis yaitu, pengendalian manajemen (management control) dan pengendalian operasional (operational control). Pengendalian manajemen mengarah pada pengendalian kegiatan secara menyeluruh demi mendapatkan keyakinan bahwa strategi perusahaan telah dijalankan secara efektif dan efisien. Sedangkan pengendalian operasional hanya menyangkut tugas-tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Dalam kaitannya dengan fungsi manajemen, pengendalian manajemen merupakan penerapan semua fungsi manajemen, Dikatakan demikian, karena dalam pelaksanaan pengendalian manajemen meliputi kegiatan perencanaan operasional perusahaan, pengorganisasian kegiatan, koordinasi kegiatan, pengendalian kegiatan dan pembinaan pelaksana kegiatan, Konsep sistem pengendalian manajemen juga diartikan sebagai manajemen secara keseluruhan. Sistem pengendalian manajemen adalah sistem yang menyeluruh ke semua aspek kegiatan perusahaan. Dalam proses pengendalian manajemen terdapat beberapa bagian kegiatan yaitu penyusunan program, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran kegiatan, serta pelaporan dan analisis kegiatan. Sedangkan dalam struktur perusahaan terdapat beberapa hal yaitu: struktur organisasi, aliran informasi, pusat pertanggungjawaban dan pelimpahan wewenang, serta tolok ukur prestasi dan motivasi.

Menurut Suadi (1999:10) konsep sistem pengendalian manajemen terkandung pengertian proses pengendalian, dan straktur pengendalian sebagai sistem pengendalian manajemen secara keseluruhan. Struktur diartikan sebagai suatu kerangka sistem yang terdiri dari bagian-bagian yang membentuk sistem itu sendiri. Sedangkan proses di dalam konsep sistem pengendalian manajemen adalah untuk menjelaskan bagaimana bekerjanya masing-masing bagian di dalam sistem tersebut dalam pencapaian tujuannya, dan untuk memastikan bahwa hasil-hasil yang dicapai telah sesuai dengan rencana.

Salah satu elemen struktur pengendalian manajemen seperti yang telah dikemukakan itu adalah pusat pertanggungjawaban. Pusat pertanggungjawaban merupakan suatu unit organisasi yang dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggung jawab. Suatu pusat pertanggungjawaban dapat dipandang sebagai suatu sistem yang mengolah masukan menjadi keluaran.
Sistem pengendalian manajemen terdiri dari Struktur pengendalian manajemen dan proses pengendalian manaj emen. Struktur pengendalian manajemen dinyatakan dalam bentuk unit organisasi dan sifat informasi yang ada diantara unit-unit ini. Secara umum sistem pengendalian manajemen akan berpusat pada bermacam-macam jenis pusat pertanggungjawaban. Sedangkan proses pengendalian manajemen meliputi hubungan komunikasi informal dan interaksi antara manajer dengan karyawan.

Menurut Shillinglaw dan McGahran( 1993:749 ) ada tiga macam bentuk pengendalian yaitu :

·           Personal controls

yaitu pengendalian yang ditekankan pada sikap dan motivasi orang yang terlibat dalam organisasi, misalnya penilaian karyawan dan kultur organisasi. Bentuk pengendalian ini merupakan serangkaian peraturan yang tidak tertulis.

·           Action controls

yaitu pengendalian yang berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan dan tugas yang diberikan kepada karyawan.

·           Result controls

yaitu pengendalian yang ditekankan pada hasil dari pelaksanaan operasi karyawan.

Tujuan Dan Fungsi Pengendalian

Tujuan pengendalian manajemen adalah untuk memotivasi dan memberi semangat kepada para anggota organisasi, dan selanjutnya mencapaitujuan organisasi. Ini merupakan proses mendeteksi dan memperbaikikesalahan-kesalahan yang tidak disengaja dan ketidakberesan yang disengaja,seperti pencurian atau penyalahgunaan sumber daya. Karena fokusnya padamanusia dan implementasi rencana, pertimbangan psikologis menjadi dominandalam pengendalian manajemen. Kegiatan-kegiatan seperti komunikasi,meyakinkan, mendesak, memberi semangat, dan memberi kritik adalah bagian penting dalam proses ini.

Adapun fungsi pengendalian manajemen adalah pengukuran dalam perbaikan terhadap pelaksanaan tujuan dan rencana perusahaan dapat dicapai.Pengendalian manajemen juga dapat berfungsi untuk mengembangkan danmerevisi norma-norma (standard) yang memuaskan sebagai ukuran pelaksanaandan menyediakan pedoman serta bantuan kepada para anggota manajemen yanglain dalam menjamin adanya penyesuaian hasil pelaksanaan yang sebenarnyaterhadap norma standard. Disini pengendalian manajemen mencoba agar  pelaksanaan sesuai dan cocok dengan rencana atau standard. Juga dalam fungsiini, controller dapat membantu. Dia tidak memaksakan pengendalian, kecuali dalam departemennya sendiri, tetapi dia menyediakan informasi yang akandigunakan oleh pimpinan fungsional untuk mencapai pelaksanaan yangdiharuskan.

Kegiatan dalam bidang pengendalian ini menghabiskan waktu yangcukup banyak. Sebagian informasi disediakan dari jam ke jam atau dari hari kehari. Data lain disiapkan dari minggu ke minggu atau dari bulan ke bulan,sesuai dengan kebutuhan keadaan. Sebagai contoh, pada perusahaan yang lebih besar, informasi per jam atau per hari tentang pelaksanaan belum mungkin berguna, atau biaya-biaya pengolahan per minggu mungkin dibutuhkan.Dalam pendekatan masalah-masalah yang berhubungan denganfungsi pengendalian manajemen, suatu pandangan yang luas biasanya akan banyak membantu. Hasil akhir dari fungsi pengendalian tidak hanya berupasuatu laporan atau prestasi kerja, melainkan seharusnya juga mencakup pertimbangan – pertimbangan berikut ini :

1.         Bantuan terhadap norma-norma untuk pengendalian.

2.         Evaluasi terhadap norma standard, termasuk analisa yang berhubungandengan hal itu.

3.         Pelaporan tentang prestasi pelaksanaan jangka pendek yangsesungguhnya dibandingkan dengan kerja yang telah distandardkan.Pengembangan trend dan hubungan-hubungan untuk membantu para pimpinan operasional.

4.         Memastikan bahwa melalui tujuan yang berkesinambungan, sistem dan prosedur dapat menyediakan data yang diperlukan dan yang paling berguna atas basis yang paling praktis dan ekonomis.

Disini jenis pengendalian yang baik adalah yang melihat ke depan.Ini harus diingat oleh manajemen apabila dia berpartisipasi dalam fungsi pengendalian manajemen dengan memberikan pemikiran yang terus menerusterhadap langkah-langkah yang mungkin perlu diambil sebelum dimulaitindakan operasi untuk menjamin adanya pelaksanaan yang sesuai dengannorma atau yang diinginkan. Ini dapat dinamakan sebagai “preventive control”(pengendalian preventive).

Jenis-Jenis Pengendalian Manajemen

Jenis Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen dapat dibagi dalam 5 (lima) jenis:

1.      Pengendalian pencegahan (preventive controls)

2.      Pengendalian deteksi (detective controls)

3.      Pengendalian koreksi (corrective controls)

4.      Pengendalian pengarahan (directive controls)

5.      Pengendalian kompensatif (compensating controls)

Rincian kelima jenis pengendalian di atas dapat dijelaskan sebagai berikut:

1.      Pengendalian pencegahan (preventive controls)

Pengendalian pencegahan dimaksudkan untuk mencegah terjadinya suatu kesalahan. Pengendalian ini dirancang untuk mencegah hasil yang tidak diinginkan sebelum kejadian itu terjadi. Pengendalian pencegahan berjalan efektif apabila fungsi atau personel melaksanakan perannya. Contoh pengendalian pencegahan meliputi: kejujuran, personel yang kompeten, pemisahan fungsi, review pengawas dan pengendalian ganda. Sebagaimana peribahasa mengatakan “lebih baik mencegah daripada mengobati” demikian pula dengan pengendalian. Pengendalian pencegahan jauh lebih murah biayanya dari pada pengendalian pendeteksian atau korektif. Ketika dirancang ke dalam sistem, pengendalian pencegahan memperkirakan kesalahan yang mungkin terjadi sehingga mengurangi biaya perbaikannya. Namun demikian, pengendalian pencegahan tidak dapat menjamin tidak terjadinya kesalahan atau kecurangan sehingga masih dibutuhkan pengendalian lain untuk melengkapinya.

2.      Pengendalian deteksi (detective controls)

Sesuai dengan namanya pengendalian deteksi dimaksudkan untuk mendeteksi suatu kesalahan yang telah terjadi. Rekonsiliasi bank atas pencocokan saldo pada buku bank dengan saldo kas buku organisasi merupakan kunci pengendalian deteksi atas saldo kas. Pengendalian deteksi biasanya lebih mahal daripada pengendalian pencegahan, namun tetap dibutuhkan dengan alasan:

·           Pertama, pengendalian deteksi dapat mengukur efektivitas pengendalian pencegahan.

·           Kedua, beberapa kesalahan tidak dapat secara efektif dikendalikan melalui sistem pengendalian pencegahan sehingga harus ditangani dengan pengendalian deteksi ketika kesalahan tersebut terjadi.

Pengendalian deteksi meliputi reviu dan pembandingan seperti: catatan kinerja dengan pengecekan independen atas kinerja, rekonsilasi bank, konfirmasi saldo bank, kas opname, penghitungan fisik persediaan, konfirmasi piutang/utang dan sebagainya.

3.      Pengendalian koreksi (corrective controls)

Pengendalian koreksi melakukan koreksi masalah-masalah yang teridentifikasi oleh pengendalian deteksi. Tujuannya adalah agar supaya kesalahan yang telah terjadi tidak terulang kembali. Masalah atau kesalahan dapat dideteksi oleh manajemen sendiri atau oleh auditor. Apabila masalah atau kesalahan terdeteksi oleh auditor, maka wujud pengendalian koreksinya adalah dalam bentuk pelaksanaan tindak lanjut dari rekomendasi auditor.

4.      Pengendalian pengarahan (directive controls)

Pengendalian pengarahan adalah pengendalian yang dilakukan pada saat kegiatan sedang berlangsung dengan tujuan agar kegiatan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan atau ketentuan yang berlaku. Contoh atas pengendalian ini adalah kegiatan supervisi yang dilakukan langsung oleh atasan kepada bawahan atau pengawasan oleh mandor terhadap aktivitas pekerja.

5.      Pengendalian kompensatif (compensating controls)

Pengendalian kompensatif dimaksudkan untuk memperkuat pengendalian karena terabaikannya suatu aktivitas pengendalian. Pengawasan langsung pemilik usaha terhadap kegiatan pegawainya pada usaha kecil karena ketidak-adanya pemisahan fungsi merupakan contoh pengendalian kompensatif.

MEMBANDINGKAN HASIL DENGAN TUJUAN DAN STANDAR

Pengwasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi umpan balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.

Tipe-tipe pengawasan yaitu ; Pengawasan Pendahuluan (preliminary control),Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed back control). Tahap Proses Pengawasan ; Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan), Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan, Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan –penyimpangan, Pengambilan tindakan koreksi.Pengawasan penting disebabkan karena Perubahan lingkungan organisasi, Peningkatan kompleksitas organisasi, Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan, Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang, Komunikasi dan Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi.

Perancangan proses pengawasan diantaranya yaitu; Merumuskan hasil yang di inginkan, Menetapkan penunjuk hasil, Menetapkan standar penunjuk dan hasil, Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik dan Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi. Bidang strategik dalam pengawasan ialah Transaksi Keuangan, Hubungan Manajer dan Bawahan, dan Operasi-operasi Produktif. Alat-alat pengawasan yang paling umum ialah Manajemen Pengecualian (Management by Exception), Management Information System (MIS), Analisa Rasio dan Penganggaran.

Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya. Di dalam suatu organisasi terdapat tipe-tipe pengawasan yang digunakan, seperti pengawasan Pendahuluan (preliminary control), Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed back control).Di dalam proses pengawasan juga diperlukan Tahap-tahap pengawasan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Tahap-tahap pengawasan tersebut terdiri dari beberapa macam, yaitu Tahap Penetapan Standar, Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan dan Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi. Suatu Organisasi juga memiliki perancangan proses pengawasan, yang berguna untuk merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses pengawasan berjalan sesuai dengan apa yang dibutuhkan atau direncanakan. Untuk menjalankan proses pengawasan tersebut dibutuhkan alat bantu manajerial dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam suatu proses dapat langsung diperbaiki. Selain itu, pada alat-alat bantu pengawasan ini dapat menunjang terwujudnya proses pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan. Pengawasan juga meliputi bidang-bidang pengawasan yang menunjang keberhasilan dari suatu tujuan organisasi diantaranya.

Pengawasan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika tidak ada pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun lingkungan. Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi. Serta pengawasan dapat memicu terjadinya tindak pengoreksian yang tepat dalam merumuskan suatu masalah.

Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi. Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah suatu lingkungan organisasi dari yang baik menjadi lebih baik lagi.