P.O.A.C

Seluruh ahli sependapat bahwa fungsi pertama dari manajemen adalah perencanaan, kemudian ditindak lanjuti dngan pengorganisasian. Gulick menambahkan satu fungsi lagi, yang tidak disinggung ahli lain, yang akan berjalan dengan baik jika disertai dengan usaha pembiayaan dalam bentuk rencana anggaran, dan pengawasan anggaran. masing-masing fungsi manjemen yang dikemukakan di atas, akan dipaparkan pada bagian berikut dengan mengacu pada pengklasifikasian dari Luther Gulick (POSDCORB).

1.                     Perencanaan (planning)

Perencanaan yang kata dasarnya “rencana” pada dasarnya merupakan tindakan memilih dan menetapkan segala aktifitas dan sumberdaya yang akan dilaksanakan dan digunakan di masa yang akan datyang untuk mencapai tujuan tertentu. Perencanaan mengacu pada pemikiran dan penentuan apa yang akan dilakukan di masa depan, bagaimana melakukannya, dan apa yang harus disediakan untuk melaksanakan aktivitas tersebut untuk mencapai tujuan secar maksimal.

Tahap-tahap perencanaan :

a)      Perumusan tujuan, pada tahap ini penyususn perencanaan harus merumuskan tujuan yang hjendak di capai di masa yang akan datang.

b)      Perumusan kebijaksanaan, yakni merumuskan bagaiaman usaha untuk mencapai tujuan yang telah dirumuskan dalam bentuk tindakan-tindakan  yang terkoordinir terarah dan terkontrol.

c)      Perumusan prosedur, yakni menentukan batas-batas dari masing-masing komponen (sumberdaya).

d)     Perencanaan skala kemajuan, merumuskan standar hasil yang yang akan diperoleh melalui pelaksanaan aktivitas pada waktu tertentu.

e)      Perencanaan bersifat menyeluruh, maksudnya setelah tahap a s/d  d dirumuskan dengan baik.

Persyaratan yang dimaksud terdiri dari :

a.       Harus didasarkan pada tujuan yang jelas, maksudnya semua komponen perencanaan dikembangkan dengan berorientasi pada tujuan yang jelas.

b.      Bersifat sederhana, realistis, dan praktis, maksudnya perencanaan yang dibuat tidak bersifat muluk-muluk.

c.       Terperinci, maksudnya harus memuat segala uraian dan klasifikasi rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan.

d.      Memiliki fleksibilitas artinya perencanaan yang dibuat tidak bersifat kaku.

e.       Terdapat perimbangan antara unsure atau komponen yang terlibat dalam pencapaian tujuan

f.       Diupayakan adanya penghematan sumber daya serta kemungkinan diadakannya sumberdaya tersebut di masa-masa aktivitas sedang berlangsung.

g.      Diusahakan agar tidak terduplikasi dalam pelaksanaan.

2.                     Pengorganisasian (organizing)

Pengoganisasian diartikan sebagai kegiatan pembagi tugas-tugas pada orang yang terlibat dalam kerja sama di sekolah. Kegiatan pengorganisasian menentukan siapa yang akan melaksanakan tugas sesuai pronsip pengorganisasian. Sehingga pengorganisasian dapat disebut sebagai keseluruhan proses memilih orang-orang serta mengalokasikannya sarana dan prasarana untuk memunjang tugas orang-orang itu dalam organisasi dan mengatur mekanisme kerjanya sehingga dapat menjamin pencapaian tujuan.

Efesiensi dalam pengorganisasian adalah pengakuan terahadap sekolah-sekolah pada penggunaan waktu dan  uang dan sumber daya yang terbatas dalam mencapai tujuan, yaitu alat yang diperlukan, pengalokasian waktu, dana dan sumber daya sekolah.

1)      Penyusunan pegawai (staffing)

Seperti fungsi-fungsi manajemen lainnya, staffing juga merupakan fungsi yang tidak kalah pentingnya. Tetapi agak berbeda dengan fungsi lainnya, penekanan dari funghsi ini lebih difokuskan pada sumber daya yang akan melakukan kegiatan-kegiatan yang telah direncakan dan diorganisasikan secara jelas pada fungsi perencanaan dan pengorganisasian. Aktifitas yang dilakukan dalam fungsi ini, antara lain menentukan, memilih, mengangkat, membina, membimbing sumber daya manusia dengan menggunakan berbagai pendekatan dan atau seni pembinaan sumber daya manusia.

2)       Pengarahan (directing)

Pengarahan adalah penjelasan, petunjuk, serta pertimbangan dan bimbingan terdapat para petugas yang terlibat, baik secara structural maupun fungsional agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar, dengan pengarahan staff yantg telah diangkat dan dipercayakan melaksanakan tugas di bidangnya masing-masing tidak menyimpang dari garis program yang telah ditentukan.

Dalam pelaksanaannya pengarahan ini seringkali dilakukan bersamaan dengan controlling sambil mengawasi, manajer sering kali memberi petunjuk atau bimbingan bagaimana seharusnya pekerjaan dikerjakan.

Jika pengarahan yang disampaikan manajer sesuai dengan kemauan dan kemampuan dari staf, maka staf pun akan termotivasi untuk memberdayakan potensinya dalam melaksanakan kegiatannya.

3.                     Koordinasi (coordinating)

Pengkoordinating merupakan suatu aktivitas manajer membawa orang-orang yang terlibat organisasi ke dalam suasana kerjasama yang harmonis. Dengan adanya pengoordinasian dapat dihindari kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan kesimpangsiuran di dalam bertindak antara orang-orang yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi. Koordinasi ini mengajak semua sumber daya manusia yang tersedia untuk bekerjasama menuju ke satu arah yang telah ditentukan. Koordinasi diperlukan untuk mengatasi kemunginan terjadinya duplikasi dalam tugas, perebutan hak dan wewenang atau saling merasa lebih penting di antara bagian dengan bagian yang ada dalam organisasi. Pengorganisasian dalam suatu organisasi , dapat dilakukan melalui berbagai cara seperti :

·                Melaksanakan penjelasan singkat

·                Mengadapat rapat kerja

·                Memberikan balikan tentang hasil suatu kegiatan.

v   Pencatatan dan Pelajaran (recording and reporting)

Segala kegiatan organisasi mulai dari perencanaan hingga pengawasan, bahkan pemberian umpan balik tidak memiliki arti jika tidak direkam secara baik melalui pencatatan-pencatatan yang benar dan tepat. Semua proses dan atau kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan dalam organisasi formal, pada umumnya selalu dipertanggung jawabkan. Pertanggung jawaban ini tidak dapat dilakukan jika tiudak didukung dengan data-data tentang apa yang telah, sedang, dan akan dilakukan dalam organsasi tersebut, data-data tersebut dapat diperoleh bila dilakukan pencatatan dan pengdokumentasian yang baik.

Fungsi ini memgang peranan penting dalam memberhasilkan kegiatan manjemen pendidiklan., fungsi ini umumnya lebih banyak ditangani oleh bagian ketatusahaan. Hasil catatan ini akan digunakan manajer untuk membuat laporan tentang apa telah, sedang dan akan dilakukan dalam upaya pencapaian tujuan . Fungsi recording and reporting ini akan berhasil jika tata kearsipan dapat dikelola secara efektif dan efesien.

4.                     Pengawasan (controlling).

Proses pengawasan mencatat perkembnangan kea rah tujuan dan memungkinkan manajer mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tepat pada waktunya untuk mengambil tindakan korektif sebelum terlambat.

Melalui pengawasan yang efektif, roda organisasi, implementasi rencna, kebijakan, dan upaya pengendalian mutu dapat dilaksanakan dengan lebih baik.

Penampilan mengindikasikan bahwa secar langsung berhubungan dengan strategi sekolah (seperti input siswa, mutu pengelola, mutu lulusan, respmasyarakat, dan seterusnya. Mungkin biasa menyediakan sinyal peringatan awal dari perjalanan panjang yang efektif. Pengawasan strategisekolah sering disebut “pengawasan strategi”. Sebab fokusnya pada kegiatan yang dilakukan sekolah untuk mencapai tujuan strategi, sehingga menjadi sekolah lebih bermutu. Pengawasan diartikan sebagai salah satu kegiatan mengetahui realisasi perilaku personal sekolah dan apakah tingkat pencapaian tujuan sesuai yang dikehendaki, dan dari hasil pengawasan apakah dilakukan perbaikan.

Kenyataan menunjukkan, pengawasan dalam institusi dilihat dari praktek menunjukkan tidak dikembangkan untuk mencapai efektivitas, efesiensi, dan produktifitas, tetapi lebih dititik beratkan pada kegiatan pendukung yang bersifat progress checking, tentu saja hal yang demikian bukanlah jawaban yang tepat untuk mencapai visi dan misi. Yang ujung-ujungnya perolehan mutu yang kompetitif menjadi tidak terwujud.

Prinsip-prinsip pengawasan yang perlu diperhatikan menurut massie (1973:89)

a)             tertuju kepada strategi sebagai kunci sasaran yang menentukan keberhasilan.

b)             pengawasan harus menjadi umpab balik sebagai bahan revisi dalam mencapai tujuan

c)             harus fleksibel dan responsive terhadap perubahan-perubahan kondisi dan lingkungan

d)            cocok dengan organisasi misalnya organisasi sebagai system terbuka (5) merupakan control diri sendiri

e)             bersifat langsung yaitu pelaksanaan control di tempat pekerja dan (7) memperhatikan hakikat manusia dalam mengontrol para personal.

Sejalan dengan prinsip-prinsip tersebut oteng sutisna (1983 : 203) menegaskan bahwa tindakan pengawasan terdiri dari tiga langka universal

a.       mengukur perbuatan atau kinerja

b.      membandingkan perbuatan dengan standar yang ditetapkan dan menetapkan perbedaan-perbedaan jika ada dan

c.       memperbaiki penyimpangan dengan tindakan pembetulan.

Membandingkan prestasi kerja dengan standar yang telah ditetapkan lebih dahulu adalah penting, untuk menentukan apakah ada penyimpangan (deviation) dan mencatat besar kecilnya penyimpangan, kemudian mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan, bahwa semua sumber sekolah dimanfaatkan secara efektif dan efisien.

Pengawasan dan pengendalian dilakukan oleh menejer, pengawasan layanan belajar harus dilakukan oleh supervisor, dan pengawasan layanan teknis dilakukan oleh tenaga kerja yang diberi wewenang untuk itu. Pengendalian dan pengawasan penggunaan anggaran dalam penyelanggaraan yang dapat dipergunakan untuk menjalankan operasi  dan banyak metode pengendalian yang mencakup anggaran belanja (budget), perhitungan rugi laba, dan sarana-sarana keuangan lainnya agar pelaksanaan operasi dapat berhasil dengan baik.

Kegiatan monitoring dan pengawasan adalah kegiatan untuk mengumpulkan data tentang penyelenggaraan suatu kerja sama antara, menejer, konselor, supervisor dan karyawan lainnya dalam instituasi perusahaan.